Op je werk heb je het vaak ontzettend druk. Het is daarom van belang dat al het werk zo efficiënt mogelijk wordt uitgevoerd . Zo ben je sneller klaar en kom je eerder toe aan dingen waar je anders geen tijd voor hebt. Een punt waar veel bedrijven nog een stuk efficiënter in kunnen worden is vergaderen. Dit neemt vaak namelijk veel meer tijd in beslag dan nodig is. Moet er binnen jouw bedrijf ook efficiënter vergaderd worden? Volg dan de tips uit dit artikel op.
Een goede voorbereiding is goed vergaderen
Om de vergadering zo soepel mogelijk te laten verlopen is het belangrijk om van tevoren een agenda op te stellen. In deze agenda zet je alle punten die je tijdens de vergadering graag met je collega’s wilt bespreken. Maak de agenda ruim van tevoren zodat je deze ongeveer een week voor de vergadering rond kunt sturen aan je collega’s. Op deze manier kan iedereen zich goed voorbereiden op de vergadering en kom je niet voor verrassingen te staan die de vergadering doen uitlopen.
Kies voor een inspirerende ruimte
Word je tijdens de vergadering vaak gestoord door andere werknemers of heb je geen goede vergaderruimte binnen je bedrijf? Kies er dan voor om een vergaderruimte te huren. Zeker in de grote steden zijn hier enorm veel mogelijkheden voor. Je kunt bijvoorbeeld vergaderruimte huren in Amsterdam waarbij de ruimte volledig naar jouw wensen is ingericht. De vergaderruimte hoeft natuurlijk niet alleen gebruikt te worden om te vergaderen, je kunt de ruimte ook afhuren voor een workshop of een training. Houd je het wel binnen het bedrijf, zorg dan voor een opgeruimde werkruimte met niet te veel afleiding.
Hou je aan de afgesproken tijd
Om de vergadering efficiënt te laten verlopen is het belangrijk om van tevoren vast te stellen hoe lang de vergadering zal duren. Schat per agendapunt in hoelang je ongeveer nodig zult hebben en ga niet over deze tijd heen. Op deze manier voorkom je een eindeloze discussie over een bepaald onderwerp, maar zullen er snel goede beslissingen gemaakt worden. Daarnaast is het belangrijk om niet te wachten op mensen die te laat zijn, hiermee voorkom je irritatie bij mensen die wel op tijd zijn en op deze manier zal de vergadering niet uitlopen.